Det lønner seg å investere tid i oppstartfasen av en virksomhet til å etablere et internkontrollsystem. De beste resultatene kommer med kontinuerlig og systematiske forbedringer, ikke ved skippertak. Dersom du velger å anskaffe et ferdig system er det viktig at dette tilpasses din virksomhet slik at det virker etter hensikten.
Regelverk
Den som er ansvarlig for en virksomhet plikter å kjenne til og følge internkontrollforskriften. For å følge kravene i forskriften skal virksomheten blant annet:
- dokumentere at risiko er vurdert og hvilke tiltak som skal iverksettes for å unngå at skader oppstår og gjentar seg
- sørge for at arbeidstakere deltar og inkluderes i arbeidet med internkontroll
- sørge for at ansvar og oppgaver er klart definert, lett tilgjengelig og godt dokumentert. Dette sikrer at alle ansatte forstår sine roller og forventninger, noe som bidrar til at ansvarsområder blir ivaretatt
- ha en helhetlig rutine som beskriver det å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser
- sørge for å ha en systematisk gjennomgang av internkontrollsystemet for å sikre at det fungerer etter hensikten. En slik gjennomgang er viktig for å fange eventuelle behov for endringer og forbedringer i internkontrollsystemet
Les mer i Veilederen i internkontroll for importører og produsenter.
Leders ansvar
Det er leders ansvar å sørge for at kravene i internkontrollforskriften, blir systematisk fulgt opp. Alle de ansatte skal delta i arbeidet med internkontroll, men det er ledelsen som må ta det overordnede ansvaret.
Sørg for god oversikt
Et internkontrollsystem handler om å få oversikt. Det skal beskrive hvem, hvordan og i hvilke systemer man jobber innenfor et område. Dette må skrives ned og være lett tilgjengelig for de ansatte. Et slikt system skal også inneholde oversikter over aktuelle lover, forskrifter og eventuelle standarder innenfor sitt område.
Hvordan går man frem?
Internkontroll er et kontinuerlig arbeid som kan deles inn i følgende prosesser:
Igangsette
- ta initiativ til arbeidet
- informere, medvirke og motivere
- sette mål og beskrive ansvar og myndighet
- organisere og planlegge innføringen
Kartlegge
- skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter
- kartlegge eksisterende rutiner for helse, miljø og sikkerhet
- systematisere og oppbevare dokumenter
- kartlegge problemområder
Planlegge og prioritere tiltak
- lage handlingsplan for gjennomføring
Følge opp
- gjennomføre og dokumentere tiltak
- rette opp feil og mangler
- gjøre forbedringsarbeidet til en naturlig del av den daglige driften
- foreta jevnlig gjennomgang
Hva er god internkontroll?
En god internkontroll er et system som blir brukt, og som hele tiden er i utvikling. En god internkontroll har en rød tråd og er enkel å gjennomføre. Da blir det også lettere for nye personer i virksomheten å overta oppgaver som andre tidligere har gjennomført. Virksomheten får et mindre sårbart internkontrollsystem, og man slipper for eksempel å opprette et nytt system hver gang noen slutter.
Meldeplikt
Dersom et farlig produkt oppdages etter at det er satt på markedet, eller dersom en forbrukertjeneste innehar uakseptable risiko, skal virksomheten straks melde ifra til myndighetene, og iverksette tiltak for å hindre personskade.